Assistant(e) de Département F/H

Organisation Structure

L’assistant(e) du Service Ingénierie Contrôle Commande rapportera hiérarchiquement au représentant Ingénierie I&C France.

Afin d’assurer une continuité du service, chaque assistant(e) se voit affecter un périmètre de soutien opérationnel principal (P) et un périmètre de soutien secondaire (S) destiné à pallier l’absence éventuelle de l’assistant(e) en charge du périmètre principal.

Missions

Au sein de la Business Unit Contrôle-Commande à Lyon, vous aurez comme missions principales

–          Traitement du courrier et messagerie petits colis

–          Support pour les demandes de missions et des remboursements de frais et des relevés de dépenses.

–          Gestion des demandes de déménagement/ implantations nouveaux arrivants

–          Traitement des commandes de fournitures (avec respect du budget annuel)

–          Réservation des salles de réunion, numéros audio, vidéoprojecteurs, appareil photos, téléphone d’astreinte

–          Rôle de correspondant informatique et de dataowner (Atlas)

–          Établissement des demandes d’interventions sur l’outil « Nouvel Atrium »

–          Gestion des contrats VIE

–          Commande de cartes de visites, reprographie

–          Mise en forme et diffusion des documents techniques Rôle via COEDM3

–          Gestion des demandes d’achats

–          Accueils nouveaux arrivants

–          Gestion de l’évènementiel (Séminaires, demande de Club, Pauses café, etc…)

–          Établissement et suivi du planning d’Absences/Missions/Formations

–          Mise à jour de l’Annuaire (Intranet) – archivage et mises à jour (SharePoint)

–          Réception des commandes sous SAP et interface avec la comptabilité via le Webcycle

–          Organisation des entretiens de recrutement

–          Suivi des habilitations du personnel

–           Support aux équipes pour la mise en forme documentaire par exemple

D’autres missions pourront vous être confiées.

De formation supérieure Bac+2 assistant de direction, vous avez

–          Une première expérience confirmée

–          Des qualités d’organisation et de rigueur

–          Des qualités interpersonnelles

–          Un sens du service

–          Un niveau d’anglais Intermédiaire au minimum

–          Une facilité avec les nouveaux outils informatiques. Une maitrise des outils bureautiques (Word, Excel…)

–          Des qualités suivantes : autonomie, dynamisme, discrétion, confidentialité, capacité d’adaptation

Le poste est basé à Lyon

Bereich: Z1 - Verwaltungsassistent

Bildungsstufen (alle) Non-Degree Program

Ort : Frankreich, Auvergne-Rhône-Alpes, Rhône (69), Lyon

Reisen: Occasionnels

Beschäftigungsniveau: Non cadre

Von der Verwaltung untersuchter Posten: Ja

Für die Ausfuhrkontrolle genehmigungspflichtiger Posten: Ja